Niezbędne dodatki do Arkuszy Google: przepływy pracy, zaawansowane wyszukiwanie i zamienianie, scalanie poczty

Zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi i ich konserwacja to jedna z największych luk w wydajności w miejscu pracy. Na szczęście, jeśli używasz Arkuszy Google, istnieje wiele dodatków, które rozszerzają jego możliwości, dzięki czemu możesz wykonywać typowe zadania w bardziej wydajny sposób i odzyskać swój czas. Oto kilka z najistotniejszych.

Przepływy pracy

Kiedy potrzebowałeś zatwierdzeń dokumentów w dawnych czasach, mógłbyś po prostu sprintować się po biurze, uzyskując podpisy od kolegów w czasie rzeczywistym. Ale w dzisiejszym asynchronicznym, wirtualnym miejscu pracy proces zatwierdzania dokumentów jest trudniejszy do zarządzania.

Przepływy pracy pozwalają zarządzać procesem zatwierdzania dokumentów z poziomu Arkuszy Google.

Przepływy pracy to dodatek do Arkuszy Google, który przekazuje dokument od odbiorcy adresata, zachęcając do jego przejrzenia, edycji i zatwierdzenia. Wystarczy dodać adresy e-mail członków zespołu i wiadomość do okna Przepływy pracy w arkuszu kalkulacyjnym, a następnie kliknąć przycisk Poproś o zatwierdzenie . Gdy odbiorca zakończy swoją część przepływu pracy, następny odbiorca otrzyma wiadomość e-mail z prośbą o zrobienie tego samego. Jako twórca procesu zatwierdzania, możesz śledzić, kto ma i jeszcze nie ważył dokumentu i otrzymać powiadomienie po zakończeniu procesu.

Zaawansowane Znajdź i zamień

Wyszukiwanie czegoś w złożonym arkusz kalkulacyjny przypomina próbę znalezienia przysłowiowej igły w stogu siana. Ten dodatek rozszerza wyszukiwania w Arkuszach Google poza to, co widzisz w komórkach, do danych ukrytych w notatkach, formułach i hiperlinkach za wyświetlanym tekstem.

Aby przeprowadzić wyszukiwanie, wpisz to, czego szukasz w "Znajdź" co "pole" i wybierz, gdzie szukać, i rodzaj danych do wyszukania w zakładce "Szukaj w" poniżej. Domyślnie dodatek wyszukuje tylko aktywny arkusz, ale można go polecić, aby wyszukiwał tylko w zakresie komórek, wybranych arkuszy lub wszystkich arkuszy w bazie danych.

Zaawansowane wyszukiwanie i zamienianie głębiej w złożone arkusze kalkulacyjne, aby znaleźć potrzebne wpisy.

Wszystkie znalezione pozycje są wyświetlane w zakładce "Wyniki wyszukiwania". Kliknięcie wpisu przeniesie Cię do tego wpisu w źródłowym arkuszu kalkulacyjnym. Za pomocą przycisku CTRL wybierz dowolne rekordy, które chcesz zastąpić jednocześnie nową wartością lub wyeksportuj wszystkie pozycje z wyników wyszukiwania do nowego arkusza, klikając przycisk Eksportuj wszystkie .

Jeszcze inna poczta Scalenie

Masowy marketing e-mail to cenne narzędzie w każdej firmie, ale wycinanie i wklejanie informacji kontaktowych z arkusza kalkulacyjnego do Gmaila jest niefunkcjonalne. Ten dodatek automatycznie zapełnia szablon wiadomości e-mail tymi danymi.

Jeszcze inna korespondencja seryjna używa Arkuszy Google do personalizowania wiadomości masowych w Gmailu.

Zacznij od napisania wiadomości w Gmailu, a następnie użyj jeszcze jednej korespondencji seryjnej do zaimportuj kontakty do nowego arkusza kalkulacyjnego i wykonaj scalenie. Musisz ręcznie dodać trochę składni do swojej wiadomości, aby upewnić się, że wszystkie dane pojawią się w odpowiednich miejscach - nasze poręczne instrukcje przeprowadzą Cię przez kolejne etapy. Po wysłaniu wiadomości e-mail możesz śledzić, które z nich są otwierane z arkusza kalkulacyjnego.

Podział nazw

Zajęcie się tymi zbiorczymi wiadomościami e-mail może szybko stać się kłopotliwe, jeśli, na przykład, chcesz adresować każdego adresata po imieniu, ale Twój arkusz kalkulacyjny jest sformatowany tak, aby używał swojej pełnej nazwy. Ten dodatek koryguje sytuację, dzieląc każdą część nazwy na pojedyncze komórki, dzięki czemu korespondencja seryjna może pobierać tylko części nazw, których chcesz użyć.

Podział nazwy rozdziela części nazw na pojedyncze komórki, dzięki czemu możesz pobrać tylko te dane potrzebujesz.

Po zainstalowaniu tego dodatku, podświetl zakres komórek zawierających nazwy twoich kontaktów, a następnie przejdź do Podziel nazwy> Rozpocznij . Wybierz jedną z pięciu możliwych części, w których możesz podzielić każdą nazwę na pierwszą, środkową, ostatnią, zwrot grzecznościowy / tytuł i przyrostek / post-nominały - i kliknij Podziel . Dodatek wstawi kolumny dla każdej wybranej części nazwy po prawej stronie oryginalnego wpisu.