Klasa główna korespondencji seryjnej: Eksportowanie kontaktów programu Outlook do programu Excel w celu zarządzania danymi

Mail Merge to wspaniałe narzędzie dla każdego, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie i dystrybucję komunikacji firmy. Bez względu na to, czy nośnik jest literą elektroniczną czy papierową, jest to ogromne, czasochłonne zadanie, jeśli lista mailingowa przekracza 300 kontaktów, a komunikacja zawiera wiele niestandardowych pól. Na przykład poza standardowymi danymi kontaktowymi (nazwa, adres, miasto, stan itp.) Dodatkowe pola niestandardowe mogą obejmować umiejętności odbiorcy, liczbę lat pracy, uzyskane nagrody, wynagrodzenie, strukturę premii, stopnie naukowe, poprzednie zatrudnienie, itp.

W programie Outlook dostępna jest znaczna funkcja korespondencji seryjnej, która pozwala użytkownikom utworzyć kilka niestandardowych pól . Zapewnia także wiele specjalnych pól informacji osobistych, takich jak daty urodzenia, nazwisko małżonka, liczba dzieci, rocznice itp., A także wiele adresów i numerów telefonów. Ale nie ma wystarczająco dużo pól " niestandardowych " dla wszystkich szczegółów wymienionych w pierwszym akapicie. Ciągłe zmienianie tych informacji dla każdego odbiorcy, dla każdej dystrybucji masowej poczty, jest długotrwałym i uciążliwym obowiązkiem.

Najprostszą, najbardziej wydajną metodą takiej pracy, szczególnie jeśli twoje zadania dystrybucyjne są powtarzalne i niezliczone, jest utrzymanie baza danych w programie Excel, zaktualizowana z kontaktów programu Outlook, a następnie scalona z szablonami w programie Word. Część pierwsza tej trzyczęściowej serii obejmuje sposób eksportowania listy kontaktów do programu Excel. Część druga opisuje, jak zarządzać tą bazą danych, a część trzecia pokazuje, jak utworzyć dokument z niestandardowymi polami scalonymi z Excela, a następnie zapisać go jako szablon do późniejszego wykorzystania.

1. Rozpocznij eksport pliku

Otwórz program Outlook, a następnie otwórz folder Książka adresowa / Kontakty (kliknij ikonę osób u dołu lewego panelu). Na ekranie Kontakty kliknij Plik > Otwórz i eksportuj > Importuj / eksportuj . W oknie dialogowym Kreator importu i eksportu wybierz opcję Eksportuj do pliku , a następnie kliknij pozycję Dalej . W pierwszym oknie dialogowym Eksportuj do pliku, w obszarze Utwórz typ pliku, wybierz Wartości oddzielone przecinkami (CSV), a następnie kliknij Dalej . W następnym (drugim) oknie dialogowym Eksport do pliku, w obszarze Wybierz folder do eksportu z wybierz pozycję Kontakty , a następnie kliknij pozycję Dalej .

JD Sartain

Otwórz program Outlook, następnie wyeksportuj kontakty do pliku CSV (Comma Separated Values).

2. Nazwij i zapisz wyeksportowany plik

W trzecim oknie dialogowym Eksportuj do pliku, w obszarze Zapisz eksportowany plik jako, wprowadź nazwę pliku, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj, aby wprowadzić lokalizację tego pliku (na przykład C: Users Owner Documents … ). Przejdź do folderu (ów), w którym chcesz zapisać ten plik, a następnie kliknij przycisk OK. Zostanie wyświetlone czwarte okno dialogowe Eksport do pliku i wyświetlana jest ścieżka (foldery i nazwa pliku) lokalizacji nowego pliku. Jeśli ścieżka jest prawidłowa, kliknij przycisk Dalej.

JD Sartain

2-Eksportuj do pliku i zapisz wyeksportowany plik jako (nazwa pliku).

3. Mapuj niestandardowe pola do eksportu

Pojawia się piąte okno dialogowe Eksport do pliku i wyświetla informacje eksportowe: Eksportuj "Kontakty" z folderu Kontakty z polem wyboru. Nie musisz eksportować każdego pola, ponieważ większość pól jest nieużywanych (a przez to pustych). Zamiast tego kliknij przycisk Mapuj pola niestandardowe. W oknie dialogowym Pola niestandardowe mapy zwróć uwagę na instrukcje u góry: przeciągnij wartości z pliku źródłowego po lewej stronie i upuść je w odpowiednim polu docelowym po prawej stronie. Przeciągnij element z prawej do lewej, aby go usunąć.

4. Czyszczenie pól danych, których nie potrzebujesz

Najpierw zdecyduj, czy chcesz usunąć wszystkie pola (około 60+) i przeciągnij tylko po wymaganych polach, lub pozostaw pola Domyślne i usuń te, których nie potrzebujesz. Kliknij przycisk Wyczyść mapę, aby rozpocząć od czystej klapki lub przycisku Domyślna mapa, aby zachować wszystkie pola, a następnie usunąć niepotrzebne. Najprostsza metoda? Kliknij przycisk Wyczyść mapę i rozpocznij czyszczenie, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że potrzebujesz tylko kilku z tych pól dla tego projektu.

5. Jak przenosić pola niestandardowe

Niezależnie od wyboru dokonanego powyżej: kliknij pole po lewej stronie, przytrzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij w prawo. Wykonaj odwrotność, aby usunąć pola z prawej strony.

JD Sartain

Pola niestandardowe z 3 mapami: przenieś pola eksportu w prawo, a pominięte pola po lewej.

Zauważ, że tylko pola po prawej stronie okna dialogowego Pola niestandardowe mapy w okienku To: Comma Separated Values ​​są eksportowane do pliku CSV. Po zakończeniu kliknij OK . Następnie w szóstym oknie dialogowym Eksport do pliku kliknij przycisk Zakończ . Okno dialogowe Postęp importu i eksportu pokazuje postęp eksportu.

6. Sprawdź eksportowany plik

Po zakończeniu przejdź do lokalizacji (ścieżki / foldery), w której został zapisany plik, i sprawdź rozmiar pliku i pliku (aby upewnić się, że dane zostały przesłane, a nie tylko pusty plik). W naszym przykładzie nazwa pliku to 5-15-15 Lista kontaktów.CSV, a rozmiar pliku to 521 KB. Sprawdź w przyszłym tygodniu część druga: jak zarządzać bazą danych kontaktów w programie Excel.

JD Sartain

4-Eksportuj niestandardowe kontakty do pliku CSV w celu zaimportowania do programu Excel.