Klasa główna korespondencji seryjnej: Jak scalić bazę danych kontaktów programu Excel z niestandardowymi literami w programie Word

Ostatni fragment tego trzyczęściowego artykułu dotyczy scalania niestandardowych dokumentów programu Word z klientem lista (wyeksportowana z programu Outlook do programu Excel) w celu dystrybucji. Część pierwsza wyjaśnia, w jaki sposób selektywnie wybrać określone pola do eksportu do programu Excel, a część druga wyjaśnia, w jaki sposób dostosować, zarządzać i utrzymywać tę listę kontaktów w programie Excel.

Krok 1: Uruchom Kreatora korespondencji seryjnej

1. Otwórz istniejący dokument w programie Word lub wpisz nową niestandardową literę.

2. Na karcie Mailingi kliknij pozycję Rozpocznij scalanie korespondencji , a następnie z rozwijanego menu wybierz pozycję Kreator korespondencji seryjnej . Okno korespondencji seryjnej otwiera się po prawej stronie ekranu.

Krok 2: Wybierz dokument początkowy

1. Pierwsze okno monituje o wybór typu dokumentu: Listy, Wiadomości e-mail, Koperty, Etykiety, Katalog. Kliknij każdą opcję na liście, aby wyświetlić opisy. W tym ćwiczeniu wybierz Listy .

2. Kliknij Dalej, aby kontynuować, a następnie wybierz jedną z tych trzech opcji: Użyj bieżącego dokumentu, Rozpocznij od szablonu lub Rozpocznij od istniejącego dokumentu. Po zakończeniu kliknij Dalej , aby kontynuować.

JD Sartain

Rysunek 1-Krok 2: Wybierz dokument początkowy

Krok 3: Wybierz odbiorców

1. Następne okno wyświetla monit o wybranie odbiorców. Możesz: użyć istniejącej listy, wybrać z kontaktów programu Outlook lub wpisać nową listę. Ponieważ dodaliśmy niestandardowe pola do naszej bazy danych i oczekujemy, że dodamy więcej w przyszłości, używamy istniejącej listy z naszej bazy danych Excel. Kliknij pierwszą opcję, a następnie kliknij Przeglądaj .

2. Wybierz bazę danych z okna dialogowego Wybierz źródło danych, kliknij Otwórz , a następnie wybierz odpowiednią tabelę z okna dialogowego Wybierz tabelę, kliknij OK .

UWAGA: Zagmatwana ? Pliki Excel otwierają się na Arkuszu 1 z dodatkowymi zakładkami dla Arkuszy2 i Arkuszy3. Excel wywołuje te tabele. Kiedy zapisaliśmy zaimportowany plik CSV w Excelu (jako plik .xlsx), Excel użył nazwy pliku (5-15-15 Contact List.xlsx) dla pierwszej karty (lub tabeli). Wybierz więc tabelę o nazwie 5-15-15 Lista kontaktów.

3. Program Word wyświetla wybraną bazę danych w oknie Recipients Mail Merge. Jak wskazano w instrukcjach, skorzystaj z opcji w dolnym panelu, aby wprowadzić zmiany i / lub udoskonalić swoją bazę danych przed scaleniem jej z dokumentem. Po zakończeniu kliknij OK . Następnie kliknij Dalej , aby kontynuować.

JD Sartain

Rysunek 2-Krok 3: Wybierz odbiorców

Krok 4: Wstaw blok adresu

1. Tradycyjny format listu zawiera datę, dane kontaktowe dla nadawcy i odbiorcy oraz powitanie. W naszym przykładzie dane kontaktowe nadawcy są drukowane na firmowym papierze firmowym, a następnie data. Aby wstawić dane kontaktowe odbiorcy, umieść kursor dwa wiersze poniżej daty i wybierz Blok adresu w okienku okna Napisz swoją literę

2. Zostanie otwarte okno Wstaw blok adresu z opcjami wyświetlania bloku adresu w tym dokumencie. Zaznacz pola, które się stosują i wybierz format nazwy z listy. Zauważ, że okienko podglądu po prawej wyświetla, jak twój blok adresu pojawi się na twoim liście. Jeśli adres pocztowy jest zaznaczony, ale nie jest wyświetlany w okienku podglądu po prawej stronie, kliknij przycisk Dopasuj pola, aby pomóc programowi znaleźć brakujące pola.

JD Sartain

Rysunek 3-Krok 4 - Wstaw blok adresu

4. Otworzy się okno dialogowe Dopasuj pola. Nazwy pól w lewej kolumnie są domyślnymi nazwami tych pól. Zauważ, że ponad połowa pól odpowiada "nie pasuje". Kliknij strzałkę w dół po prawej stronie, aby wyświetlić nazwy pól używane w bazie danych programu Excel.

5. Na przykład kliknij strzałkę pola "niezgodne" obok wiersza z napisem Adres1. Wybierz swoje pole bStreet, a Word zastąpi słowa "niezrównane" za pomocą bStreet. Powtórz tę samą procedurę dla miasta, województwa, kodu pocztowego i kraju, a następnie kliknij OK .

6. Program Word przeniesie cię z powrotem do okna dialogowego Wstaw blok adresu. Sprawdź, czy pełny adres jest teraz wyświetlany w okienku podglądu, a następnie kliknij przycisk OK . Word umieszcza pole o nazwie <> w drugiej linii pod datą.

JD Sartain

Rysunek 4-Krok 4 - Weryfikacja bloku adresu

7. Przesuń kursor w dół o dwie linie od bloku adresu. Kliknij opcję Wiersz powitania w okienku okna Korespondencja seryjna. Otworzy się okno dialogowe Wstaw linię powitalną. Wybierz pozdrowienie z listy rozwijanej w sekcji Format linii powitania. Następnie wybierz format nazwy odbiorcy.

8. Następnie wybierz zwrot grzecznościowy dla odbiorców o nieprawidłowych lub brakujących nazwach. Użyj strzałek pod próbką, aby przejrzeć i / lub sprawdzić, czy zapisy są dokładne.

9. Jeśli którekolwiek z pól brakuje lub jest niedokładne, kliknij przycisk Dopasuj pola i postępuj zgodnie z instrukcjami powyżej, aby dokonać napraw. Po zakończeniu kliknij OK .

JD Sartain

Rysunek 5 - Krok 4 - Wstaw linię z pozdrowieniami

10. Następną opcją w tym menu jest Elektroniczna przesyłka pocztowa. Wybierz tę opcję, jeśli masz oprogramowanie Electronic Postage i konto skonfigurowane do korzystania z tej funkcji.

11. Kliknij pozycję Więcej elementów , aby wstawić niestandardowe pola utworzone w programie Excel. Przenieś kursor do pierwszego symbolu zastępczego w liście, wybierz pole "Specjalizacja" z listy Więcej elementów > Wstaw pole , a następnie kliknij przycisk Wstaw . Słowo umieszcza to pole "Wiedza specjalistyczna" w twoim liście.

12. Powtórz tę procedurę, aby wstawić "Innowacje" i "Opłaty". Uwaga, jeśli brakuje jakiegoś pola lub jest ono niedokładne, kliknij przycisk Dopasuj pola i postępuj zgodnie z instrukcjami powyżej, aby dokonać napraw. Po zakończeniu kliknij Zamknij , a następnie kliknij Dalej , aby kontynuować.

JD Sartain

Rysunek 6-Krok 4 - Wstawianie niestandardowych pól z listy Więcej elementów.

Krok 5: Podgląd listów

1. Po kliknięciu przycisku Dalej: wyświetl listy program Word wyświetli pierwszą scaloną literę. Sprawdź pola niestandardowe, aby upewnić się, że są drukowane poprawnie i we właściwej lokalizacji.

2. Jeśli chcesz wyświetlić konkretny rekord / odbiorcę, kliknij Znajdź odbiorcę , następnie wprowadź kryteria wyszukiwania w polu wyszukiwania lub kliknij podwójną strzałkę, aż znajdziesz właściwy rekord.

3. Jeśli w którymś z scalonych pól wystąpił błąd, kliknij Edytuj listę adresatów i natychmiast edytuj bazę danych.

JD Sartain

Ilustracja 7-Krok 5: Podgląd listów

Krok 6: ukończono scalenie

1. Aby zakończyć scalanie, wybierz Drukuj . Wybierz Wszystkie , Bieżący rekord lub zakres rekordów, a następnie kliknij OK .

2. Można również wybrać opcję Edytuj pojedyncze litery i połączyć wszystkie rekordy, bieżący rekord lub zakres rekordów z nowym plikiem, a następnie przeglądać poszczególne litery i odpowiednio wprowadzić zmiany.

3. Po zakończeniu kliknij OK ; następnie wydrukuj litery.

Rysunek 8-Krok 6: Zakończ scalanie